Existem negócios hoje que geram dados em abundância, e outros que ainda não têm certeza do momento em que isso pode ocorrer. Diariamente, é comum lidar com planilhas de controle de produção, registros de manutenção de máquinas, dados de vendas, gastos, recursos humanos e previsões de demanda. Transformar tudo isso em insights acionáveis é, portanto, fundamental para manter a qualidade e a lucratividade do negócio. Nesse cenário, a equipe se depara com um dilema comum: qual ferramenta é a mais adequada para essa análise? O Microsoft Excel e o Power BI são dois recursos conhecidos no mercado que contribuem de maneiras, ora divergentes ora complementares, no desempenho das empresas.
Neste artigo, vamos explorar como os negócios podem utilizar tanto o Excel quanto o Power BI para solucionar os desafios da gestão de eficiência e cadeias de produção. Analisando cada aspecto do seu problema, é possível demonstrar como cada ferramenta pode contribuir de maneira única. A Innuvem, especialista em direcionar e apoiar empresas de diferentes mercados no organizacional de suas prioridades, está lado a lado com os clientes, do aprendizado ao uso diário desses recursos.
Dilema na tomada de decisões
Numa fábrica regional em crescimento com sua linha de produtos, por exemplo, é necessário acompanhar de perto a eficiência da produção. Também entender quais máquinas estão operando abaixo do ideal, quais produtos demandam mais tempo de produção e como otimizar o fluxo para evitar gargalos.
Já em escritórios de diversos setores, os desafios incluem acompanhar o desempenho de projetos, gerenciar orçamentos, otimizar a alocação de recursos e monitorar o tempo gasto em cada tarefa. Assim, a necessidade de consolidar dados de diferentes fontes, como planilhas, sistemas de gestão e ferramentas de CRM, é uma constante.
Em cenários como acima, que precisam de decisões estratégicas – rotineiramente – o time busca entender qual ferramenta vai atender a todas essas demandas. O Excel, com sua familiaridade e flexibilidade, parece uma opção natural para organizar e manipular os dados. Por outro lado, o Power BI, uma ferramenta de Business Intelligence (BI) focada em visualização de dados e dashboards interativos, surge como uma alternativa para monitorar indicadores-chave de desempenho (KPIs) em tempo real.
Pontos altos do Excel
A ferramenta mantém liderança robusta em análise de dados, é de fácil aquisição, compreensão e uso pelas mais variadas equipes, com recursos que atendem desde tarefas básicas até outras mais complexas. Entre os principais, destacam-se:
Funções e fórmulas avançadas: vasta biblioteca de funções predefinidas para cálculos, análises estatísticas e financeiras. É capaz de combinar funções e criar fórmulas personalizadas que permite modelar cenários específicos.
Visualização de dados: Gráficos e tabelas dinâmicas. Facilita a transformação de dados brutos em representações visuais claras. As opções de formatação permitem destacar informações relevantes.
Templates personalizáveis: Modelos predefinidos para diversas aplicações que, quando compartilhados, aceleram a criação e análise de relatórios.
Power Query para transformação e integração de dados: O Power Query integrado ao Excel permite importar dados de diversas fontes e realizar transformações complexas, como limpeza, formatação e combinação de dados.
Pontos altos do Power BI
A versatilidade do Power BI permite que seja utilizado por diversos profissionais, desde líderes desenvolvedores e analistas até gerentes e diretores, adaptando-se às necessidades de cada função.
O Power BI é composto por:
Power BI Desktop: gratuito para a criação e design de relatórios personalizados.
Serviço Power BI: O serviço em nuvem que permite a publicação, visualização e compartilhamento de relatórios e dashboards.
Aplicativos móveis Power BI: Para visualização de relatórios e painéis em dispositivos móveis (iOS e Android), oferecendo acesso à informação em qualquer lugar de forma rápida e fácil.
Alguns dos principais recursos que contribuíram para o Power BI ser reconhecido como uma das principais ferramentas decisão em negócio são:
Inteligência Artificial (IA): O Power BI oferece recursos avançados de IA, como agrupamento (clustering), análise de séries temporais e processamento de linguagem natural (NLP), integrados na funcionalidade de perguntas e respostas (Q&A).
Ampla Variedade de Fontes de Dados e Conexões: O Power BI possui integrações diretas com diversos aplicativos de terceiros, além de permitir a criação de conexões personalizadas para diferentes fontes de dados.
Cálculos Complexos com DAX: O Power BI expande as capacidades das fórmulas DAX (Data Analysis Expressions), conhecidas no Excel, com suporte para cálculos muito mais avançados e personalizados.
É preciso migrar do Excel ao BI em algum momento?
A resposta é: depende das necessidades, e também do nível de maturidade da análise de dados da empresa.
O Excel, com sua interface intuitiva e ampla gama de funcionalidades, é uma ferramenta poderosa para manipulação e análise de dados em menor escala. No entanto, à medida que o volume de dados cresce, a necessidade de atualização em tempo real e a complexidade das análises aumentam. O Excel pode começar a ficar pesado na máquina. Se você se encontra frequentemente lidando com demora para calcular e atualizar informações, dificuldades em consolidar dados de diferentes fontes ou na criação de visualizações resumidas, pode ser a hora de considerar o Power BI.
É importante ressaltar que a transição não precisa ser total: muitas vezes, o Power BI complementa o Excel, aproveitando o melhor de cada ferramenta. Ou seja: antes de mudar, é fundamental avaliar se todos os recursos do Excel estão sendo plenamente utilizados, como tabelas dinâmicas, funções avançadas e Power Query. Em suma, se a sua equipe já domina essas ferramentas e ainda sente a necessidade de algo mais robusto, o Power BI pode ser a solução.
Resumo comparativo
Excel e Power BI são ferramentas poderosas, mas com propósitos distintos.
O Excel é ideal para manipulação de dados pontuais, análises rápidas e modelagem financeira. Sua interface familiar e flexibilidade o tornam uma escolha popular para tarefas diárias.
Já o BI é uma ferramenta de inteligência de negócios, focada em visualização de dados, criação de dashboards interativos e análises complexas. Ele permite então conectar-se a diversas fontes de dados, modelar informações e criar relatórios dinâmicos que podem ser compartilhados em toda a organização.
Em resumo, o Excel é uma excelente ferramenta para análise de dados ad-hoc (necessidades mais particulares do seu negócio) e tarefas específicas, enquanto o Power BI se destaca na criação de dashboards e relatórios que fornecem uma visão geral do negócio, um mapa para tomada de decisões.
Do que o seu negócio precisa hoje?
Negócios emergentes ou bem estabelecidos no mercado entendem a necessidade de fluxos ágeis ou do que não precisa de tantas mudanças, apenas mais aprendizado. A Innuvem tem acompanhado de perto a evolução de nossos clientes com as duas, auxiliando diversos segmentos a otimizarem seus processos e tomarem decisões assertivas.
Nossa experiência demonstra que a escolha entre Excel e Power BI depende da maturidade da empresa e dos objetivos de análise. Muitas vezes, a implementação do Power BI em conjunto com o Excel resulta em soluções mais eficazes e personalizadas.
A Innuvem oferece serviços de consultoria especializada, tanto em Excel quanto em Power BI, desde o planejamento e a modelagem de dados até a criação de dashboards e relatórios interativos, adequados à realidade do seu negócio.
Fale com um especialista, conte sobre os seus desafios, nós contaremos sobre os nossos cases. Podemos com certeza ajudar sua empresa a identificar as melhores práticas e ferramentas para transformar dados brutos em informações estratégicas, impulsionando o crescimento e a eficiência da sua empresa.
